📘 CSRD-Meldeprozess: Eine praktische 10-Schritte-Anleitung

Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) führt detaillierte Pflichten für Tausende von Unternehmen ein, die in oder mit der Europäischen Union tätig sind.
Eine strukturierte CSRD-Meldeprozess ist für die Erstellung einer konformen Nachhaltigkeitserklärung gemäß den European Sustainability Reporting Standards (ESRS) von entscheidender Bedeutung.

Dieser Artikel fasst einen praktischen Zehn-Schritte-Prozess zusammen, von der ersten Vorbereitung bis zur digitalen Veröffentlichung und Prüfung, der für Management, Nachhaltigkeitsteams und Compliance-Experten konzipiert ist.

🧾 Schritt 1 – Vorbereitung und Wertschöpfungskettenkartierung

A successful CSRD project starts with clear internal organisation.

• Secure management commitment and define reporting objectives.
• Appoint a central reporting manager and cross‑functional project team.
• Establish a project plan, milestones, resources and budget.

Die Analyse der Wertschöpfungskette ist ein zentrales CSRD-Konzept. Companies must extend their sustainability statement to wesentliche vor- und nachgelagerte Aktivitäten, einschließlich:

• Raw material suppliers, contract manufacturers and logistics partners.
• Customers, product use, and end‑of‑life stages.
• Gegebenenfalls assoziierte Unternehmen und Joint Ventures.

Wenn noch keine vollständigen Daten verfügbar sind, erlaubt das ESRS die vorübergehende Verwendung von Branchendurchschnitten, Schätzungen und anderen indirekten Daten, sofern das Unternehmen den Ansatz erläutert und plant, die Datenabdeckung zu verbessern.

⚙️ Schritt 2 – Anwendbarkeit und Projektmanagement

Companies should analyse which ESRS topics are potentially relevant by using the official list of sustainability matters in ESRS 1.

• Identify which topics could apply to the business model and value chain.
• Schließen Sie Themen aus, die offensichtlich keinen Bezug zum Unternehmen oder seiner beeinflussbaren Wertschöpfungskette haben.
• Formalise project governance, responsibilities and escalation paths.

This early scoping avoids unnecessary effort and prepares the ground for materiality assessment.

📊 Schritt 3 – Erste Datenerhebung und Auswertung

Vor der Durchführung einer vollständigen doppelten Wesentlichkeitsbewertung benötigen Unternehmen eine sachliche Ausgangslage.

• Bilden Sie vorhandene Nachhaltigkeitsdaten, IT-Systeme und Reporting-Tools ab.
• Definieren Sie Verantwortlichkeiten für die Datenerfassung mithilfe einer RACI-Zuweisung.
• Vergleichen Sie Wettbewerber und Branchenpraktiken, um typische Auswirkungen und Risiken zu verstehen.
• Analysieren Sie die Erwartungen von Kunden und Stakeholdern durch Umfragen oder Dialoge.
• Führen Sie eine SWOT-Bewertung der Nachhaltigkeitsfähigkeiten und -lücken durch.

👥 Schritt 4 – Stakeholder-Analyse

Stakeholder stehen im Mittelpunkt von ESRS und der doppelten Wesentlichkeit.

Betroffene Stakeholder kann Folgendes umfassen:

• Eigene Belegschaft und Arbeitskräfte in der Wertschöpfungskette.
• Lokale Gemeinschaften, Verbraucher und Benutzer.
• Lieferanten und Geschäftspartner.
• Natur und Ökosysteme werden oft als „stille“ Stakeholder behandelt.

Nutzer von Nachhaltigkeitserklärungen Dazu gehören Investoren, Kreditgeber, Versicherer, Geschäftspartner, zivilgesellschaftliche Organisationen und Behörden.

Die systematische Einbindung von Stakeholdern trägt dazu bei:

• Identifizieren und bewerten Sie negative Auswirkungen.
• Erwartungen und Bedenken verstehen.
• Informieren Sie über Due-Diligence-Prozesse und Governance-Offenlegungen.

🛡️ Schritt 5 – Doppelte Wesentlichkeitsbewertung

Das Herzstück des CSRD-Berichtsprozesses ist die doppelte Wesentlichkeitsbeurteilung.

• Auswirkungen auf die Materialität berücksichtigt das Ausmaß, den Umfang, die Wahrscheinlichkeit und die Irreversibilität der Auswirkungen auf Mensch und Umwelt.
• Finanzielle Wesentlichkeit konzentriert sich darauf, wie sich nachhaltigkeitsbezogene Auswirkungen, Risiken und Chancen auf Cashflows, Finanzlage, Zugang zu Finanzmitteln und Kapitalkosten auswirken können.

Typische Schritte sind:

• Erstellen Sie eine lange Liste von Nachhaltigkeitsthemen basierend auf ESRS, Stakeholder-Input und Risikoanalysen.
• Identifizieren Sie spezifische Auswirkungen, Risiken und Chancen für jedes Thema.
• Bewerten Sie sie anhand von Wirkungs- und Finanzkriterien.
• Entscheiden Sie, welche Themen wesentlich sind, und dokumentieren Sie die Begründung.

Das ESRS sieht auch Übergangsbestimmungen vor, beispielsweise begrenzte Anforderungen an Daten zur Wertschöpfungskette in den ersten drei Jahren und schrittweise Offenlegungen, insbesondere für Unternehmen mit weniger als 750 Mitarbeitern.

🎯 Schritt 6 – Strategische Positionierung und Ambitionsniveau

Basierend auf wesentlichen Themen sollte das Management die Ziele der Organisation definieren Ehrgeizniveau:

• Profilierung – starke Nachhaltigkeitsführung und proaktive Kommunikation.
• Best Practice – Setzen oder Mitgestalten von Marktstandards in ausgewählten Bereichen.
• Risikominimierung – Schwerpunkt auf der Reduzierung von Rechts- und Marktrisiken.
• Passives Verhalten – für wesentliche Themen nicht mehr akzeptabel.

Für jedes wesentliche Thema erstellen Unternehmen dann ein Nachhaltigkeitsprogramm, das an den ESRS-Mindestoffenlegungsanforderungen ausgerichtet ist:

• Richtlinien, Aktionen und Ressourcen, Metriken und Ziele.
• Klare Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Ressourcenpläne.
• Quantitative Ziele mit Baselines, Leistungsindikatoren und Überwachung.

🏛️ Schritt 7 – Governance, Kontrollen und bestehende Systeme

Viele CSRD-Anforderungen können durch die Nutzung bestehender Managementsysteme und interner Regeln erfüllt werden.

Zu den wichtigsten Governance-bezogenen Offenlegungen gehören:

• Zusammensetzung, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten von Leitungs- und Aufsichtsgremien für Nachhaltigkeit.
• Integration der Nachhaltigkeitsleistung in die Vergütung.
• Merkmale des Risikomanagements und der internen Kontrolle rund um die Nachhaltigkeitsberichterstattung.
• Wie Strategie, Geschäftsmodell und Kennzahlen Nachhaltigkeitsaspekte widerspiegeln.
• Prozesse zur Identifizierung von Auswirkungen, Risiken und Chancen sowie zur Beurteilung der Wesentlichkeit.

Relevante Managementsystemstandards wie Umwelt-, Energie-, Gesundheits- und Sicherheitsstandards, soziale Verantwortung oder Antikorruptionsstandards können Strukturen und Daten bereitstellen, die die ESRS-Compliance unterstützen.

📜 Schritt 8 – Ermittlung von Informationen und Datenpunkten

Sobald wesentliche Themen und Programme definiert sind, müssen Unternehmen diese identifizieren konkrete ESRS-Datenpunkte sie müssen offenlegen.

Die vom europäischen Beratungsgremium herausgegebenen Umsetzungsleitlinien enthalten eine umfassende Liste von:

• Obligatorische Mindestoffenlegungsanforderungen für jeden ESRS.
• Freiwillige Datenpunkte.
• Tabellarische Aufschlüsselung, bei der Informationen aufgeschlüsselt werden müssen, beispielsweise nach Ländern.

Diese Liste sollte nach der Wesentlichkeitsbewertung verwendet werden, um eine detaillierte Checkliste und ein Datenmodell für die Berichterstattung zu erstellen.

🧾 Schritt 9 – Erstellung der Nachhaltigkeitserklärung

Die Nachhaltigkeitserklärung ist ein eigener Bestandteil des Lageberichts und unterliegt bestimmten Darstellungsregeln.

Zu den Schlüsselelementen gehören:

• Zeithorizonte und Vergleichbarkeit – konsistenter Berichtszeitraum mit Jahresabschlüssen, klare kurz-, mittel- und langfristige Zeithorizonte und vergleichbare Basisjahresinformationen.
• Verwendung von Schätzungen und Unsicherheiten – Offenlegung wichtiger Annahmen, Abgleich mit Finanzdaten und Erläuterung wesentlicher Bewertungsunsicherheiten.
• Ereignisse nach der Berichterstattung, Fehler aus der Vorperiode und konsolidierte Berichterstattung – Regeln für die Aktualisierung von Offenlegungen, die Neudarstellung von Zahlen und die Abdeckung von Tochtergesellschaften.
• Geheime, sensible und geschützte Informationen – begrenzte Möglichkeiten, bestimmte Elemente wegzulassen und gleichzeitig die Gesamtrelevanz beizubehalten.
• Qualitative Merkmale – Informationen müssen relevant, wahrheitsgetreu dargestellt, vergleichbar, überprüfbar und verständlich sein.
• Struktur – vier Hauptabschnitte: allgemeine Informationen, Umwelt-, Sozial- und Governance-Informationen, mit integrierten branchenspezifischen und unternehmensspezifischen Offenlegungen.
• Konnektivität – klare Verknüpfungen zwischen Nachhaltigkeitsinformationen, anderen Teilen des Lageberichts und dem Jahresabschluss, einschließlich Querverweisen und Überleitungen.

✅ Schritt 10 – Audit, digitales Tagging und Veröffentlichung

CSRD-Nachhaltigkeitsinformationen unterliegen einer externen Prüfung.

• Zunächst wird die Prüfung durch die Abschlussprüfer erfolgen begrenzte Sicherheit über die Einhaltung von CSRD und ESRS, die Identifizierung meldepflichtiger Informationen, die Offenlegung der EU-Taxonomie und die Regeln für die elektronische Berichterstattung.
• Ab etwa 2028 wird mit einem Anstieg der Sicherheit gerechnet angemessene Sicherheit, was robustere Systeme, Kontrollen und Dokumentation erfordert.

Zu den Veröffentlichungsanforderungen gehören:

• Aufnahme der Nachhaltigkeitserklärung in den Lagebericht.
• Einreichung innerhalb der gesetzlichen Frist (üblicherweise vier Monate nach Jahresende für große Unternehmen).
• Nutzung des European Single Electronic Format (ESEF) und digitales Tagging definierter Datenpunkte unter Verwendung der auf europäischer Ebene entwickelten XBRL-Taxonomien.

🤝 Unterstützung eines robusten CSRD-Berichtsprozesses

Die Umsetzung des CSRD-Berichtsprozesses erfordert koordinierte Maßnahmen in den Bereichen Governance, Risikomanagement, Finanzen, Nachhaltigkeit und IT.

Spezialisierte Compliance-Partner wie z.B ComplyMarket kann Unternehmen unterstützen durch:

• Strukturierung von CSRD-Projekten und Abbildung der Wertschöpfungskette.
• Entwurf und Dokumentation doppelter Wesentlichkeitsbewertungen.
• Ausrichtung von Richtlinien, Aktionen, Metriken und Zielen an ESRS.
• Vorbereitung auf Prüfung, digitales Tagging und rechtzeitige Veröffentlichung.

Ein disziplinierter Zehn-Schritte-Ansatz hilft Unternehmen dabei, CSRD-Verpflichtungen in einen transparenten, zuverlässigen Rahmen für die Nachhaltigkeitsberichterstattung umzuwandeln, der den regulatorischen Erwartungen und den Bedürfnissen der Stakeholder entspricht.