Jokaisessa yrityksessä ylin johto on merkittävä vastuu lakien ja vaatimustenmukaisuusvaatimusten noudattamisesta. Ei-noudattaminen voi johtaa vakaviin seurauksiin, mukaan lukien oikeusjutut, sakot tai jopa vankeus. Siksi johtajien on ratkaisevan tärkeää ryhtyä ennakoiviin toimiin näiden riskien välttämiseksi. Yksi tehokas strategia on rakentaa vankka vaatimustenmukaisuuden hallintajärjestelmä yrityksessä. Tämä blogi opastaa sinua vaatimustenmukaisuuden hallinnan välttämättömyyden ja vastuun lieventämisen johtajana.
Vaatimustenmukaisuuden hallintajärjestelmän merkitys
Vaatimustenmukaisuuden hallintajärjestelmä on jäsennelty lähestymistapa sen varmistamiseksi, että yritys noudattaa oikeudellisia ja sääntelyvaatimuksia. Tällaisen järjestelmän toteuttaminen on välttämätöntä useista syistä:
- Oikeussuoja: Hyvin suunniteltu vaatimustenmukaisuuden hallintajärjestelmä tarjoaa vahvan puolustuksen oikeudellisissa tapauksissa, mikä mahdollisesti suojella yritystä ja sen työntekijöitä oikeusjuttuilta ja sakkoilta.
- Toiminnan tehokkuus: Määrittelemällä selvästi vaatimustenmukaisuusprosessit, järjestelmä auttaa virtaviivaistamaan toimintoja, vähentämään rikkomusten riskiä ja parantamaan yleistä tehokkuutta.
- Maineiden hallinta: Vaatimustenmukaisuusstandardien noudattaminen auttaa ylläpitämään yrityksen mainetta, mikä on kriittistä asiakkaiden luottamuksen ja liiketoiminnan kestävyyden kannalta.
ISO 37301: Vaatimusten hallinnan standardi
Yksi tunnustetuimmista vaatimustenmukaisuuden hallinnan standardeista on ISO 37301. Tämä standardi tarjoaa kattavan kehyksen tehokkaan vaatimustenmukaisuuden hallintajärjestelmän kehittämiselle, toteuttamiselle, ylläpitämiselle ja parantamiseksi. ISO 37301: n omaksuminen auttaa varmistamaan, että järjestelmä täyttää kansainväliset parhaat käytännöt tarjoamalla ylimääräisen uskottavuuden ja varmuuden kerroksen.
Vastuun siirtäminen: Vaatimuksen virkamiehen rooli
Vaikka ylimmällä johdolla on lopullinen vastuu noudattamisesta, vastuuta voidaan hallita tehokkaasti siirtämällä erityiset velvollisuudet pätevälle vaatimustenmukaisuusviranomaiselle. Näin tämä toimii:
- Vaatimustenmukaisuusvirkamiehen palkkaaminen: Nimeä pätevä henkilö, jolla on tarvittava asiantuntemus noudattaa vaatimustenmukaisuutta. Tämä henkilö vastaa vaatimustenmukaisuusjärjestelmän hallinnasta ja kaikkien asiaankuuluvien lakien ja asetusten noudattamisesta.
- Resurssien tarjoaminen: Johdon on varmistettava, että vaatimustenmukaisuusvirkamiehillä on tarvittavat resurssit, mukaan lukien budjetti ja työvoima, suorittaa tehtävät tehokkaasti.
- Huolellisuus: Toteuttaa vankka due diligence -prosessi osana vaatimustenmukaisuuden hallintajärjestelmää. Tämä prosessi auttaa tunnistamaan ja lieventämään riskejä ennen kuin ne lisääntyvät merkittäviin kysymyksiin.
Siirtämällä nämä vastuut, ylin johto voi siirtää osan vastuustaan vaatimustenmukaisuusvirkamiehelle. On kuitenkin tärkeää huomata, että johto säilyttää edelleen velvollisuuden tukea ja resursseja vaatimustenmukaisuustoiminto riittävästi.
Vaatimustenmukaisuuden hallinnan keskeiset alueet
Kattavan vaatimustenmukaisuuden hallintajärjestelmän tulisi kattaa yrityksen eri alat, mukaan lukien:
- Tuotteiden noudattaminen: Varmistetaan, että tuotteet täyttävät kaikki materiaalien ja ympäristövaikutusten sääntelystandardit. Materiaalin ja ympäristön noudattamisen noudattaminen on yleensä osa tuotteen noudattamista.
- Kestävän kehityksen noudattaminen: Kestävyyteen, toimitusketjun due diligence -tapahtumaan liittyvien lakien ja asetusten noudattaminen ja sosiaalisen vastuun yhteistyö.
- Kyberturvallisuuden noudattaminen: Yrityksen suojaaminen tietoverkkouhkilta ja tietoturvan varmistaminen.
- Verojen noudattaminen: Kaikkien verovelvoitteiden ja asetusten täyttäminen.
- Taloudellinen noudattaminen: Rahoitussääntöjen ja standardien noudattaminen.
- HR ja työlain noudattaminen: Työlakien ja työvoiman sääntelyn noudattamisen varmistaminen.
- IT: n noudattaminen: IT -järjestelmien ja prosessien hallinta sääntelyvaatimusten täyttämiseksi.
- Tietojen yksityisyyden noudattaminen: Henkilötietojen suojaaminen ja yksityisyyden suojaa koskevien lakien noudattaminen.
- Kaupan ja tullien noudattaminen: Varmistetaan, että kansainväliset kauppakäytännöt täyttävät kaikki lakisääteiset vaatimukset.
- Yritysrakenteen perustuvat lisävaatimukset.
Vaatimustenmukaisuuden hallintajärjestelmän toteuttaminen ei tarkoita pelkästään velkojen välttämistä; Kyse on rehellisyyden ja vastuullisuuden kulttuurin edistämisestä yrityksessäsi. Suorittamalla nämä toimenpiteet voit varmistaa, että yrityksesi toimii laissa, suojaamalla sekä omaisuuttasi että mainetta.
Kumppanin kanssa ComplyMarket
ComplyMarketissa olemme erikoistuneet yrityksiin rakentamaan ja ylläpitämään tehokkaita vaatimustenmukaisuuden hallintajärjestelmiä ISO 37301: n mukaisesti. Asiantuntemuksemme voi auttaa sinua välttämään sakkoja, oikeudellisia kysymyksiä ja jopa vankeutta varmistamalla, että yrityksesi täyttää kaikki vaatimustenmukaisuusvaatimukset. Autamme sinua turvaamaan yrityksesi ja saavuttamaan mielenrauhan.