Übersetzte AntwortNachhaltigkeitsnachweisverwaltung

Nachhaltigkeitsnachweisverwaltung ist die strukturierte Governance von Dokumenten, Datensätzen, Lieferantenantworten und unterstützenden Informationen, die zur Untermauerung von nachhaltigkeitsbezogenen Aussagen, Berechnungen, Offenlegungen und Geschäftsentscheidungen verwendet werden.

Nachweise können aus internen Abläufen, Lieferanten, Fabriken, Produktteams, externen Spezialisten oder bestehenden Geschäftssystemen stammen. Typische Nachhaltigkeitsnachweise können umfassen:

• Nachhaltigkeitsfragebögen für Lieferanten
• Lieferantenerklärungen und unterstützende Dokumentation
• Zertifikate und Bewertungsunterlagen
• Energie- und Ressourcenverbrauchsaufzeichnungen
• Eingaben für Emissionsberechnungen
• Produkt- und Materialinformationen
• Dokumentation zur Lebenszyklusanalyse
• Nachhaltigkeitspolitiken und -verfahren
• Methodik- und Berechnungsdateien
• Überprüfungs- und Genehmigungsunterlagen
• Dokumentation zur Due Diligence
• Unterstützende Unterlagen für ESG-KPIs

Ein starker Prozess zur Nachhaltigkeitsnachweisverwaltung behandelt nicht jedes Dokument als eine isolierte Datei. Nachweise sollten mit ihrem relevanten Kontext verknüpft werden, wie z. B. einer rechtlichen Einheit, einem Lieferanten, einer Anlage, einem Produkt, einem Material, einem Nachhaltigkeitsthema, einem KPI, einem Berichtszeitraum oder einer Anforderung.

Dies ermöglicht es Organisationen, zwischen Informationen zu unterscheiden, die einfach nur eingegangen sind, und Informationen, die geprüft wurden und zur Unterstützung einer Nachhaltigkeitsschlussfolgerung geeignet sind.

Nachhaltigkeitsteams können viel Zeit damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen, bei Lieferanten nachzufragen, widersprüchliche Informationen zu vergleichen und zu entscheiden, ob ein bestimmtes Dokument aktuell genug ist, um die Berichterstattung zu unterstützen.

Die Herausforderung wird größer, wenn Informationen von mehreren Abteilungen, Lieferanten und Wertschöpfungspartnern bereitgestellt werden.

Strukturierte ESG-Erkenntnisverwaltung kann Organisationen dabei helfen:

• Die Nachvollziehbarkeit von Nachhaltigkeitsdaten zu verbessern
• Wiederholte Anfragen nach denselben Informationen zu reduzieren
• Fehlende Nachhaltigkeitserkenntnisse früher zu erkennen
• Die Konsistenz zwischen internen und Lieferanteninformationen zu verbessern
• Klarere Verbindungen zwischen ESG-Daten und unterstützender Dokumentation zu erhalten
• Interne Überprüfungsprozesse zu stärken
• Die Zustimmung des Managements zu unterstützen
• Die Bereitschaft für Nachhaltigkeitssicherungen zu verbessern
• Wiederholbare Berichterstattungsprozesse über Berichtsperioden hinweg zu schaffen
• Eine klarere Nachhaltigkeitsprüfspur zu erhalten

Das Ziel ist nicht nur eine bessere Dokumentenspeicherung. Das Ziel ist eine stärkere Governance über die Erkenntnisse, die die Nachhaltigkeitsberichterstattung und Compliance-Entscheidungen unterstützen.

Die genauen erforderlichen Nachweise hängen von der Organisation, den geltenden Anforderungen, den materiellen Nachhaltigkeitsthemen, dem Berichterstattungsrahmen und dem Prüfungsumfang ab.

Unternehmen sollten daher die Anforderungen an die Nachweise bestimmen, bevor sie mit der groß angelegten Datenerfassung beginnen.

1. Definieren Sie die Beweisanforderungen, bevor Sie Daten sammeln

Beginnen Sie damit, zu identifizieren, was belegt werden muss.

Mappen Sie wichtige Nachhaltigkeitskennzahlen, Offenlegungen, Bewertungen und Konformitätsanforderungen auf die benötigten Aufzeichnungen ab. Definieren Sie:

• Erforderlicher Beweistyp
• Verantwortlicher Beweisbesitzer
• Relevantes Berichtszeitraum
• Anwendbarer Lieferant oder Entität
• Produkt- oder Materialumfang
• Überprüfkriterien
• Erwartete Aktualisierungsfrequenz

Klare Anforderungen verhindern, dass Lieferanten und interne Teams Informationen einreichen, die die zu bewertende Nachhaltigkeitsfrage nicht tatsächlich behandeln.

2. Standardisieren Sie die Erfassung von Nachhaltigkeitsbeweisen

Verwenden Sie konsistente Fragebögen, Vorlagen, Datenfelder und Anforderungsprozesse.

Standardisierung verbessert die Vergleichbarkeit und reduziert die Möglichkeit, dass verschiedene Lieferanten oder Geschäftseinheiten dieselbe Nachhaltigkeitsanforderung unterschiedlich interpretieren.

Wenn Lieferanteninformationen erforderlich sind, organisieren Sie verwandte Fragen in strukturierten Paketen, anstatt sich auf einzelne E-Mails zu verlassen.

Der Nachhaltigkeitsarbeitsablauf von ComplyMarket bietet beispielsweise Nachhaltigkeitsfragegruppen mit mehreren Seiten und ermöglicht es, diese Gruppen in Fragebogenpakete für Lieferantenanfragen zusammenzustellen.

3. Verknüpfen Sie Beweise mit dem richtigen Nachhaltigkeitsumfang

Das Erhalten eines Dokuments macht es nicht automatisch zu einem nützlichen Beweis.

Organisationen müssen genau verstehen, was jeder Datensatz unterstützt.

Wo angemessen, sollten Nachhaltigkeitsbeweise mit relevanten:

• Lieferanten
• Produkte
• Komponenten
• Materialien
• Einrichtungen
• Nachhaltigkeitsthemen
• Regulatorische Anforderungen
• ESG-KPIs
• Berichtszeiträume

Die korrekte Zuordnung von Beweisen verhindert, dass ein Dokument, das für ein Produkt, einen Lieferanten oder einen Zeitraum bereitgestellt wurde, fälschlicherweise anderswo angewendet wird.

4. Überprüfen Sie Nachhaltigkeitsbeweise, bevor Sie sie verwenden

Legen Sie einen Überprüfungsprozess fest, bevor Informationen Teil eines ESG-Berichts, einer Nachhaltigkeitsbewertung oder einer Konformitätsentscheidung werden.

Überprüfer sollten berücksichtigen, ob Beweise:

• Vollständig sind
• Relevant für den angeforderten Umfang sind
• Verständlich sind
• Mit der entsprechenden Antwort übereinstimmen
• Für den Berichtszeitraum angemessen sind
• Für den beabsichtigten Zweck ausreichend sind

Wenn Beweise unvollständig oder unklar sind, sollte dies eine Klärung oder Nachverfolgung auslösen und nicht eine unbegründete Annahme.

Der Prozess sollte klar zwischen erhaltenen Beweisen und überprüften oder akzeptierten Beweisen unterscheiden.

5. Verwalten Sie den Status, die Versionen und den Verlauf von Beweisen

Nachhaltigkeitsdaten ändern sich.

Lieferanten können aktualisierte Informationen einreichen, Methoden können überarbeitet werden und Dokumente können durch neuere Versionen ersetzt werden. Organisationen benötigen daher genügend Verlauf, um zu verstehen, welche Beweise eine bestimmte Berichtsentscheidung unterstützt haben.

Version- und Antwortverlauf helfen auch dabei, zu verhindern, dass Teams auf veraltete Nachhaltigkeitsinformationen angewiesen sind.

Der Lieferantenantwortarbeitsablauf von ComplyMarket bietet Antwortverlauf für Lieferantenfragebögen, einschließlich der Möglichkeit, verschiedene Einreichungen zu überprüfen, während abgeschlossene Lieferantenantworten durch einen speziellen Geneigungsprozess gehen können.

6. Verfolgen Sie fehlende Nachhaltigkeitsbeweise

Effektives Beweismanagement sollte Informationslücken sichtbar machen.

Teams sollten zwischen folgenden Zuständen unterscheiden können:

• Nicht angefordert
• Angefordert
• Ausstehend
• Erhalten
• Unvollständig
• In Überprüfung
• Akzeptiert
• Erläuterung erforderlich

Die Überwachung von Lieferantenantworten ist besonders wichtig. ComplyMarket unterstützt Status wie Ausstehend, Geöffnet, In Bearbeitung und Abgeschlossen, was die Sichtbarkeit auf den Fortschritt der Lieferantenfragebögen bietet.

Die Nachverfolgung kann dann nach Berichtsbedeutung, Lieferantenrelevanz, Produktwichtigkeit, Risiko oder Frist priorisiert werden.

7. Bewahren Sie eine klare Nachhaltigkeitsentscheidungsspur auf

Für wichtige ESG-Schlüsse sollten Organisationen die Beziehung zwischen:

Anforderung → Beweis → Überprüfung → Entscheidung → Berichtsresultat

Wenn Lieferanteninformationen als unzureichend angesehen werden oder eine weitere Untersuchung erfordern, sollte der Grund später nachvollziehbar bleiben.

Ebenso sollten Teams, wenn sich ein ESG-KPI oder ein offengelegter Wert von einem Berichtszeitraum zum anderen ändert, die zugrunde liegenden Informationen identifizieren können, die die Änderung unterstützen.

Dies schafft eine viel stärkere Nachhaltigkeitsauditspur als die Führung einer Enderkalkulationstabelle ohne unterstützenden Kontext.

8. Organisieren Sie Beweise für Berichterstattung und Bestätigung

Die Vorbereitung von Beweisen sollte während des gesamten Berichtszyklus erfolgen und nicht unmittelbar vor der Veröffentlichung oder Bestätigung.

Organisieren Sie Nachhaltigkeitsbeweise so, dass sie unter praktischen Dimensionen wie:

• ESG-Thema
• Lieferant
• Produkt oder Material
• Anforderung
• Berichtszeitraum
• Beweistyp

Dies kann den Aufwand reduzieren, der erforderlich ist, um interne Überprüfungs-, Kunden- und Bestätigungsfragen zu beantworten.

ISSA 5000 wurde als umfassender Nachhaltigkeitsbestätigungsstandard entwickelt, der auf Nachhaltigkeitsinformationen und Berichtsrahmen anwendbar ist und den breiteren Trend zu zuverlässigen und vertrauenswürdigen Nachhaltigkeitsoffenlegungen widerspiegelt.

Viele Organisationen sind auf externe Partner angewiesen, um Nachhaltigkeitsinformationen zu erhalten.

Lieferanten können wichtige Nachweise in Bezug auf Beschaffung, Materialien, Fabriken, Umweltleistung, Produkteigenschaften oder Due-Diligence-Aktivitäten besitzen.

Die Leitlinien von EFRAG zur Wertschöpfungskette behandeln Informationen über materielle Auswirkungen, Risiken und Chancen, die sich aus Geschäftsbeziehungen entlang der Lieferkette ergeben. Sie erkennen auch an, dass Wertschöpfungskettenberichterstattung nicht bedeutet, jeden möglichen Datenpunkt von jedem Geschäftspartner zu sammeln; die Relevanz hängt von der geltenden Offenlegung und den materiellen Nachhaltigkeitsthemen ab.

Ein praktischer Prozess zur Beschaffung von Nachhaltigkeitsnachweisen von Lieferanten sollte daher:

1. Festlegen, welche Lieferanten und Informationen im Umfang sind.
2. Strukturierte Anfragen nach Nachweisen senden.
3. Die Antworten der Lieferanten verfolgen.
4. Eingereichte Informationen überprüfen.
5. Relevante unterstützende Dokumentation aufbewahren.
6. Unvollständige oder unzureichende Antworten identifizieren.
7. Nachweisverlauf führen.
8. Nachverfolgung entsprechend des Risikos und der Berichterstattungspriorität.

Dies schafft einen skalierbareren Ansatz für das ESG-Nachweis-Management von Lieferanten als die wiederholte Sammlung von Informationen über separate E-Mails.

Ein zentralisiertes Nachweisdepot hilft, die Zersplitterung zwischen den Teams für Nachhaltigkeit, Produkte, Lieferanten und Compliance zu reduzieren.

Der Dokumenten-Center von ComplyMarket bietet einen zentralen Speicher für Compliance-bezogene Dokumentation, einschließlich Erklärungen, Zertifikate, technische Dokumente und regulatorische Nachweisdateien. Er unterstützt auch die Dokumentensuche und strukturierten Zugriff, was die Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit von Dokumenten für autorisierte Benutzer verbessert.

Nachweise können auch neben relevanten Artikelinformationen verwaltet werden. Produktaufzeichnungen auf der Plattform unterstützen hochgeladene Dokumente mit Informationen wie Dokumentname, Nummer, Beschreibung und Kommentaren sowie zusätzlichen Datenpunkten, falls erforderlich.

Diese Art der strukturierten Organisation kann Unternehmen dabei helfen, von der einfachen Dokumentenspeicherung hin zu Nachweisen überzugehen, die mit operativer Compliance und Nachhaltigkeitsinformationen verbunden sind.

 

ComplyMarket bietet eine vernetzte Umgebung für Nachhaltigkeitskonformität, Lieferantenbeteiligung, Dokumentation und Statusberichterstattung.

Seine Nachhaltigkeitsfragebogenverwaltung-Funktionen ermöglichen es Organisationen, strukturierte Nachhaltigkeitsthemengruppen zu erstellen, Fragen über mehrere Seiten zu organisieren und Gruppen zu Fragebogenpaketen zusammenzufassen, die für die Lieferdatenerfassung verwendet werden können. Fragen können auch mit relevanter Gesetzgebung und Untergesetzgebung verknüpft werden.

Lieferantenworkflows bieten Einblick in Fragebogenkampagnen und Fortschritt der Antworten. Abgeschlossene Antworten können über Lieferantenantwortgenehmigung überprüft werden, wo Teams Lieferantenantworten, Abschlussfortschritt, Antwortverlauf und zugehörige Urteile überprüfen können. Dies bietet eine kontrollierte Überprüfungsphase, anstatt jedes eingereichte Fragebogen als automatisch akzeptierte Information zu behandeln.

ComplyMarket bietet auch eine zentralisierte Dokumentenverwaltung. Das Dokumentenzentrum unterstützt die Organisation und Abrufung von Erklärungen, Zertifikaten, technischen Dokumenten, regulatorischen Beweismitteldateien und anderen Konformitätsdokumenten und schafft einen strukturierten Ort für Aufzeichnungen, die in Verifizierungs- und internen Konformitätsprozessen verwendet werden.

Berichterstattungsfunktionen bieten eine strukturierte Sichtbarkeit nach Lieferanten und Artikel. Der Statusbericht kann Situationen wie fehlende Erklärungen, fehlgeschlagene Informationen, offene Risiken und bestandene Erklärungen unterscheiden, während Suche und Filterung die Identifizierung spezifischer Beweislücken, die eine Nachverfolgung erfordern, erleichtern.

Indem Nachhaltigkeitsfragebögen, Lieferantenantworten, Dokumentation, Produkte, Materialien und Statusberichterstattung miteinander verknüpft werden, kann ComplyMarket Organisationen helfen, einen strukturierten Prozess für die Nachhaltigkeitserkundungsverwaltung zu etablieren.

Das Ergebnis ist eine stärkere Grundlage für Nachhaltigkeit und ESG-Berichterstattung: klarere Beweiserverantwortung, konsistentere Lieferantenbeteiligung, größere Sichtbarkeit von Informationslücken und eine nachvollziehbarere Aufzeichnung, die Nachhaltigkeitsdaten und Entscheidungen unterstützt.