Software zur Verwaltung von Lieferantenerklärungen

Software zur Verwaltung von Lieferantenerklärungen verwaltet den Lebenszyklus der Konformitätsinformationen, die von Lieferanten erhalten werden. Ihr Zweck ist nicht nur, Erklärungen zu speichern, sondern auch zu steuern, welche Informationen angefordert werden, wer sie bereitstellen muss, welche Produkte oder Materialien im Geltungsbereich liegen, wie Antworten bewertet werden und welcher Status nach der Überprüfung zugewiesen wird.

Ein praktisches System zur Verwaltung von Lieferantenerklärungen sollte Teams dabei helfen, fehlende Antworten, unvollständige Fragebögen, erforderliche unterstützende Beweise, ungelöste Probleme und den aktuellen Erklärungsstatus nach Lieferant, Artikel oder geltender Anforderung zu identifizieren.

ComplyMarket unterstützt strukturierte Fragengruppen für Lieferanten. Fragen können mit Gesetzen verknüpft und mit verschiedenen Antwort-, Dokument-, Listen-, Karten- und Konformitätsoptionen konfiguriert werden. Unterstützende Dokumente können optional, obligatorisch oder erforderlich sein, abhängig von der Antwort eines Lieferanten.

Automatische Beurteilungsbedingungen können auch Faktoren wie Ja- oder Nein-Antworten, ob freier Text oder ein Dokument bereitgestellt wurde, ausgewählte Listenoptionen und Stoffwerte im Verhältnis zu einem definierten Schwellenwert berücksichtigen.

Lieferantenerklärungen können die Produktkonformität, die technische Dokumentation, Kundenantworten, die Materialkonformität und die Lieferantenrisikobewertung unterstützen. Die Qualität dieser Aktivitäten hängt vom Geltungsbereich, der Vollständigkeit und der Rückverfolgbarkeit der Lieferanteninformationen ab, die ihnen zugrunde liegen.

Eine Erklärung kann verfügbar sein, muss aber dennoch Aufmerksamkeit erfordern. Sie kann unvollständig sein, mit dem falschen Artikel verknüpft sein, fehlende unterstützende Dokumentation aufweisen oder Informationen enthalten, die eine weitere Überprüfung erfordern. Eine effektive Verwaltung von Lieferantenerklärungen sollte daher zwischen dem bloßen Vorhandensein einer Erklärung und dem Vorhandensein von Informationen unterscheiden, die den konfigurierten Überprüfungsprozess der Organisation erfolgreich durchlaufen haben.

Ein kontrollierter Workflow kann auch wiederholte Lieferanten-Nachfassarbeiten reduzieren. Wiederverwendbare Fragebögen, Lieferantenlisten, Artikellisten und Kommunikationenvorlagen schaffen eine größere Konsistenz über Konformitäts-, Beschaffungs-, Qualitäts-, Nachhaltigkeits- und Lieferkettenteams hinweg.

Eine effektive Verwaltung von Lieferantenerklärungen beginnt mit konsistenten Fragen.

Jede Frage sollte einen klaren Konformitätszweck haben und die Informationen anfordern, die für eine definierte Entscheidung erforderlich sind. Je nach Anforderung muss ein Lieferant möglicherweise eine Bedingung bestätigen, einen Stoffwert angeben, einen zutreffenden Eintrag aus einer kontrollierten Liste auswählen oder unterstützende Beweise anhängen.

ComplyMarket ermöglicht es, Fragen in Gruppen und Seiten zu organisieren und mit relevanten Gesetzen zu verknüpfen. Fragengruppen können dann bei der Vorbereitung von Lieferanten-Fragebögen und -Anfragen verwendet werden.

Organisationen können vorbereitete Fragebogenpakete auch zu Lieferanten-Fragebogensätzen kombinieren und diese Pakete in der erforderlichen Reihenfolge anordnen.

Auf diese Weise ist es möglich, wiederholbare Prozesse für Lieferantenerklärungen zu etablieren, anstatt die Anfrage für jeden Lieferanten neu zu erstellen.

Nicht jede Erklärungsanfrage sollte an jeden Lieferanten gesendet werden.

Ein skalierbarer Prozess zur Verwaltung von Lieferantenerklärungen sollte den Lieferanten- und Artikelbereich definieren, bevor die Kommunikation beginnt. ComplyMarket unterstützt angepasste Artikellisten, die nach Kriterien wie Artikeltyp, Lieferant, Anwendung oder Verwendung, HS-Code, Komponententyp, Materialtyp und erklärungsbezogenem Artikelstatus gefiltert werden können.

Angepasste Lieferantenlisten können auch anhand von Faktoren wie Lieferantenrisiko, Lieferantenerklärungsstatus und dem Konformitätsstatus der zugehörigen Artikel erstellt werden.

Dies hilft Konformitätsteams dabei, Erklärungskampagnen auf Lieferanten und Artikel zu konzentrieren, die tatsächlich Maßnahmen erfordern, anstatt unnötige Anfragen über die gesamte Lieferantenbasis zu verteilen.

Die Sammlung von Lieferantenerklärungen ist einfacher zu steuern, wenn jede Anfrage als Kampagne und nicht als isolierte E-Mail verwaltet wird.

Der Lieferantenkommunikationsprozess von ComplyMarket unterstützt Kampagnennamen, vorbereitete Vorlagen, Lieferanten- oder Artikellisten, Fragebogensätze, Senderkonfiguration, E-Mail-Titel und Nachrichten.

Kommunikationsabschnitte können Links zu Artikellisten und Fragebögen bereitstellen, Excel-Dateien für Fragebögen verfügbar machen oder Lieferanten zu einer Antwortseite für Dateien und Text leiten. Anhang kann auch der Kommunikation beigefügt werden.

Der Zustellstatus gibt Aufschluss darüber, ob Nachrichten zugestellt wurden oder gescheitert sind. Gescheiterte E-Mails können erneut gesendet werden, während zugestellte E-Mails als Erinnerungen erneut gesendet werden können, wenn eine Nachverfolgung erforderlich ist.

Nachdem eine Erklärungsanfrage gesendet wurde, benötigen Konformitätsteams Einblick in den Fortschritt der Lieferanten.

ComplyMarket verwendet vier Lieferantenantwortphasen:

1. Ausstehend — der Lieferant hat die E-Mail mit dem Link zum Fragebogen erhalten.
2. Geöffnet — der Lieferant hat den Fragebogen geöffnet.
3. In Bearbeitung — der Lieferant hat begonnen, die Fragen zu beantworten.
4. Abgeschlossen — der Fragebogen wurde beantwortet, unterschrieben und zur Genehmigung eingereicht.

Abgeschlossene Antworten gehen in den Genehmigungsprozess für Lieferantenantworten zur weiteren Beurteilung über.

Der Workflow kann auch Informationen aufnehmen, die außerhalb der Standardroute des Online-Fragebogens eingehen. Wenn Antworten durch eine Excel-Datei geliefert werden, kann das Unternehmen die Informationen eingeben und den Fragebogen in die abgeschlossene Phase verschieben, damit er in den Genehmigungsprozess eingeht.

Die Einreichung sollte nicht automatisch Genehmigung bedeuten.

Ein kontrollierter Prozess zur Verwaltung von Erklärungen sollte die Überprüfung der Vollständigkeit, der unterstützenden Beweise und der konfigurierten Konformitätslogik umfassen, bevor Lieferanteninformationen verwendet werden.

Der Abschnitt zur Genehmigung von Lieferantenantworten in ComplyMarket bietet Zugang zu abgeschlossenen Antworten und zeichnet Informationen wie das Abschlussdatum und die Person, die die Antwort eingereicht hat, auf. Benutzer können Antworten überprüfen, bei Bedarf manuelle Änderungen vornehmen und Antworten unter Verwendung der für einzelne Fragen konfigurierten automatischen Beurteilungen bewerten.

Die Plattform zeigt auch den Antwortfortschritt an und führt Antwortprotokolle, sodass Benutzer verschiedene Versionen überprüfen können, wenn ein Lieferant einen Fragebogen mehr als einmal einreicht. Geltungsbereichsartikel bleiben sichtbar, damit Prüfer sehen können, welche Artikel in der Anfrage enthalten waren.

Dies schafft eine klarere Rückverfolgbarkeit, wenn Lieferanteninformationen überarbeitet werden.

Software zur Verwaltung von Lieferantenerklärungen wird nützlicher, wenn die Ergebnisse der Erklärungen im gesamten Konformitätsprozess sichtbar sind.

ComplyMarket bietet ergebnisorientierte Berichterstattung mit Statuskategorien wie:

• Keine Erklärung verfügbar
• Erklärung verfügbar und gescheitert
• Erklärung verfügbar mit offenem Risiko
• Erklärung verfügbar und bestanden
• Teilweise verfügbar und bestanden

Der Bericht „Status pro Lieferant“ fasst die Ergebnisse der Erklärungen über die mit einzelnen Lieferanten verbundenen Artikel zusammen und liefert Lieferantenebenen- und Gesamtprozentsätze. Such-, Filter- und Datendownloadfunktionen unterstützen eine weitere Überprüfung und Berichterstattung.

Der Bericht „Status pro Lieferant und Artikel“ bietet detailliertere Einblicke, indem er Lieferanten, Artikel und regulatorische Anforderungen miteinander verknüpft. Er hilft dabei, fehlende Erklärungen, gescheiterte Ergebnisse, offene Risiken und bestandene Erklärungen zu identifizieren, ohne dass Teams jeden Lieferanten Datensatz einzeln prüfen müssen.

Die Qualität der Erklärungen kann auch zur Lieferantenrisikobewertung beitragen.

ComplyMarket verknüpft Lieferantenantworten und die während der Genehmigung von Lieferantenantworten getroffenen Beurteilungen mit seinem Lieferantenrisikobewertungsprozess. Die Plattform kann das Lieferantenrisiko nach von der Organisation konfigurierten Kriterien klassifizieren und die Ergebnisse neu berechnen, wenn sich relevante Fragen- oder Antwortoptioneninformationen ändern.

Dies unterstützt eine proportionale Nachverfolgung. Unvollständige, inkonsistente oder höher riskante Fälle können Klarstellungen, zusätzliche Beweise oder weitere Überprüfungen erfordern, während vollständige und gut unterstützte Antworten entsprechend verwaltet werden können.

Die Anforderungen an Lieferantenerklärungen variieren je nach regulatorischem Zweck, Produkt und Branche.

ISO/IEC 17050-1 legt allgemeine Anforderungen für eine Konformitätserklärung eines Lieferanten fest, während ISO/IEC 17050-2 die unterstützenden Dokumente behandelt, die zur Untermauerung einer solchen Erklärung verwendet werden. ISO führt ISO/IEC 17050-1:2004 als aktuell nach seiner Überprüfung im Jahr 2025 auf.

IEC 62474 legt Verfahren, Inhalte und Form für Materialerklärungen fest, die Produkte betreffen, die an die und von der elektrotechnischen Industrie geliefert werden.

Für die technische Dokumentation von EU RoHS ist EN IEC 63000:2018 die harmonisierte Norm, die zur Unterstützung der Richtlinie 2011/65/EU veröffentlicht wurde, um Materialien, Komponenten und elektrische und elektronische Geräte hinsichtlich der Beschränkungen gefährlicher Substanzen zu bewerten.

Die REACH-Lieferkettenkommunikation bietet ein weiteres Beispiel dafür, warum strukturierte Lieferanteninformationen wichtig sind. Nach Artikel 33 müssen Lieferanten von Artikeln, die eine Candidate-List-Substanz mit einem Gewicht von über 0,1 % enthalten, den Empfängern ausreichende Informationen zur sicheren Verwendung zur Verfügung stellen, einschließlich zumindest des Namens der Substanz.

Diese Rahmenwerke sind nicht austauschbar. Organisationen sollten die für ihre Produkte und Märkte geltenden Erklärungs-, Beweis- und Kommunikationsanforderungen bestimmen und die Lieferantenworkflows entsprechend konfigurieren.

ComplyMarket bietet einen vernetzten Prozess zur Verwaltung von Lieferantenerklärungen von der ersten Anfrage über die Überprüfung, Genehmigung bis hin zur Berichterstattung.

Organisationen können strukturierte Lieferantenfragen vorbereiten, sie zu Fragebogensätzen kombinieren, gezielte Lieferanten- oder Artikellisten erstellen und Lieferantenkommunikationskampagnen starten. Teams können den Zustell- und Antwortfortschritt überwachen, abgeschlossene Fragebögen überprüfen, Antworten unter Verwendung der konfigurierten Beurteilungen bewerten, Antwortprotokolle aufbewahren und die Ergebnisse der Erklärungen über Lieferanten, Artikel und Gesetzgebungen verfolgen.

ComplyMarket umfasst auch Lieferantenerklärungsbewertung, die Lieferantenerklärungen bewertet, indem Konformitätsdaten, Stoffinformationen und regulatorische Ausrichtung mit den geltenden Anforderungen überprüft werden.

Für Materialerklärungen und Lieferantenkonformitätsprozesse beschreibt ComplyMarket öffentlich die Unterstützung der Lieferantendatenerfassung gemäß IEC 62474 und die Validierung der gesammelten Informationen gemäß ISO/IEC 17050.

Indem ComplyMarket Lieferantenkommunikation, Fragebögen, Beweiserfassung, Antwortgenehmigung, Erklärungsstatus und Lieferantenrisikobewertung miteinander verbindet, hilft es Unternehmen, sich von der fragmentierten Erklärungverwaltung hin zu einem strukturierten, rückverfolgbaren und skalierbaren Konformitätsprozess zu bewegen.