Minderung des Lieferantenrisikos und Korrekturmaßnahmen

Eine Lieferantenrisikobewertung sollte zeigen, wo ein Risiko besteht und wie bedeutend es sein kann. Die Minderung des Lieferantenrisikos sollte festlegen, was die Organisation dagegen unternehmen wird.

Korrekturmaßnahmen können angebracht sein, wenn ein Lieferant unvollständige oder veraltete Beweise liefert oder widersprüchliche Informationen übermittelt mit Produkt- oder Materialdaten, verfehlt eine vereinbarte Anforderung, reagiert wiederholt nicht oder stellt ein anderes Risiko dar, das eine kontrollierte Nachverfolgung erfordert. Die Antwort sollte in einem angemessenen Verhältnis zum Problem stehen.

ISO 31000 bietet einen strukturierten Rahmen für das Risikomanagement, einschließlich Risikobehandlung, Überwachung, Überprüfung, Kommunikation und Berichterstattung. Die praktische Botschaft ist einfach: Das identifizierte Risiko sollte zu einer definierten Behandlung und einer Überprüfung der Wirksamkeit dieser Behandlung führen.

Wo gesetzliche Sorgfaltspflichten gelten, kann eine dokumentierte Nachverfolgung auch Compliance-Prozesse unterstützen. Das deutsche BAFA führt aus, dass das LkSG Risikomanagement, Risikoanalyse, vorbeugende Maßnahmen, Abhilfemaßnahmen, Dokumentation und Berichterstattung zu den Pflichten für erfasste Unternehmen zählt. Die Anwendbarkeit muss immer für die einzelne Organisation und Gerichtsbarkeit beurteilt werden.

Eine Korrekturmaßnahme sollte nicht verschwinden, sobald eine E-Mail gesendet wurde. Ein geschlossener Prozess hält die Feststellung aktiv, bis die erforderliche Antwort empfangen, überprüft und akzeptiert wird.

Ein praktischer Workflow sollte fünf Elemente verbinden:

1. Das ursprüngliche Risiko oder Ergebnis des Lieferanten.
2. Die erforderliche Korrekturmaßnahme.
3. Der interne Eigentümer- und Lieferantenkontakt.
4. Die für die Fertigstellung erforderlichen Nachweise und Fristen.
5. Die Überprüfungs- und Abschlussentscheidung.

Dies schafft Verantwortlichkeit und ermöglicht es dem Management, zwischen offenen, überfälligen, auf Beweise wartenden und geschlossenen Aktionen ohne zu unterscheiden Wiederherstellungsstatus aus mehreren E-Mail-Threads.

Organisationen sollten definieren, welche Feststellungen formelle Korrekturmaßnahmen des Lieferanten erfordern und welche routinemäßig behandelt werden können Klarstellung.

Schwellenwerte sollten das Risikomodell, die Produkte, die Beschaffungsstruktur, die regulatorische Gefährdung usw. der Organisation widerspiegeln Governance.

1. Definieren Sie das Risiko und das erforderliche Ergebnis

Beschreiben Sie den Befund genau. Geben Sie an, was falsch ist, welcher Lieferant oder Standort betroffen ist, um welches Produkt, welche Komponente, welches Material oder welche Anforderung es sich handelt und warum das Problem wichtig ist.

Definieren Sie dann das erwartete Ergebnis. „Eine aktuelle Erklärung für Teilenummer X vorlegen“ ist umsetzbarer als „Dokumentation verbessern“. Spezifische Korrekturmaßnahmen reduzieren Missverständnisse und erleichtern die Überprüfung des Abschlusses.

2. Priorisieren Sie Aktionen nach Risikostufe

Verwenden Sie die Risikobewertung des Lieferanten, um Dringlichkeit und Überprüfungstiefe zu bestimmen. Ein Problem mit hohem Risiko, das kritische Beweise oder die Marktfähigkeit beeinträchtigt, erfordert möglicherweise eine sofortige Eskalation und eine strengere Überprüfung. Eine Verwaltungslücke mit geringerem Risiko kann für die routinemäßige Nachsorge geeignet sein.

Priorität sollte sich mit Ausnahmen auf die Reaktionszeit, die Eskalationsstufe und die Beweiserwartungen auswirken dokumentiert.

3. Weisen Sie eine Eigentümer- und Lieferantenverantwortung zu

Jede Aktion sollte einen internen Eigentümer haben, der für die Koordination, Überwachung und den Abschluss verantwortlich ist. Der Lieferant sollte auch wissen, von welcher Person oder Funktion eine Antwort erwartet wird. Klare Eigentumsverhältnisse verhindern, dass Anfragen ohne Verantwortlichkeit weitergegeben werden.

4. Fordern Sie spezifische und relevante Beweise an

Beweisanfragen sollten direkt mit dem Befund verknüpft sein. Fordern Sie das Dokument, die Daten oder die Bestätigung an, die Sie benötigen, um zu entscheiden, ob das Risiko behoben wurde.

Nachweise können eine aktualisierte Erklärung, ein Zertifikat, ein Testbericht, eine Materialdeklaration, eine technische Spezifikation, ein Fragebogen, eine Audit-Antwort oder anderes sein relevante Dokumentation.

Behandeln Sie ein Dokument nicht allein deshalb als ausreichend, weil es eingereicht wurde. Überprüfen Sie, ob es aktuell, vollständig, auf den richtigen Lieferanten und Artikel anwendbar und für die Entscheidung geeignet ist.

5. Legen Sie Fristen und Eskalationsregeln fest

Definieren Sie ein Zieldatum, das die Schwere und Komplexität des Problems widerspiegelt. Verwenden Sie für mehrstufige Aktionen Meilensteine und Überprüfungspunkte.

Legen Sie im Voraus Eskalationsregeln für versäumte Fristen fest. Abhängig von der internen Governance kann die Eskalation Erinnerungen, eine Überprüfung durch das Management, die Einbeziehung der Beschaffung, eine zusätzliche Überprüfung oder eine andere genehmigte Reaktion umfassen.

6. Verfolgen Sie die Antworten und den Status der Lieferanten

Verwenden Sie konsistente Status, damit Teams sehen können, was jetzt passiert:

• Offen
• An Lieferanten gesendet
• Warten auf Antwort
• Beweise erhalten
• In Prüfung
• Zusätzliche Informationen erforderlich
• Überfällig
• Eskaliert
• Geschlossen

Ein kontrolliertes Statusmodell verbessert die Sichtbarkeit und verringert das Risiko, ein Problem einfach aufgrund des Lieferanten zu schließen antwortete.

7. Überprüfen Sie die Wirksamkeit vor dem Abschluss

Der Abschluss sollte evidenzbasiert sein. Bestätigen Sie, dass die Antwort des Lieferanten auf die ursprüngliche Feststellung eingeht und dass die erforderlichen Nachweise vollständig und umfangreich sind.

Überlegen Sie bei erheblichen Risiken, ob die Korrekturmaßnahme die Restrisikobewertung ändert oder eine Neubewertung auslöst. Wenn die Beweise unvollständig oder inkonsistent sind, lassen Sie die Klage offen.

Notieren Sie, wer die Schließung genehmigt hat und warum.

8. Führen Sie einen vollständigen Prüfpfad

Behalten Sie den ursprünglichen Befund, Risikostufe, Aktion, Eigentümer, Lieferantenkommunikation, Beweisanfragen, Antworten, Fälligkeitstermine, Statusänderungen, Eskalationen, Überprüfungskommentare, Abschlussnachweise und endgültige Entscheidung gemeinsam.

Ein vollständiger Entscheidungspfad unterstützt interne Governance, Kundenanfragen, Audits und zukünftige Neubewertungen. Dadurch lassen sich auch wiederkehrende Lieferantenprobleme leichter erkennen.

Was ein Lieferanten-Korrekturmaßnahmenprotokoll enthalten sollte

 

Nützliche Indikatoren können offene Aktionen mit hohem Risiko, Prozentsatz der überfälligen Aktionen, durchschnittliche Tage bis zum Abschluss, Reaktionszeit der Lieferanten, wiederholte Feststellungen, wiedereröffnete Maßnahmen und der Prozentsatz der Maßnahmen, die mit vollständigen Beweisen abgeschlossen wurden.

Diese Metriken können Engpässe aufdecken. Überfällige Maßnahmen können auf schwache Eigenverantwortung oder unrealistische Fristen hinweisen. Wiederholte Feststellungen können zeigen, dass das zugrunde liegende Problem weiterhin ungelöst ist. Eine langsame Reaktion kann darauf hinweisen, dass eine stärkere Einbindung oder Eskalation des Lieferanten erforderlich ist.

Die Risikominderung von Lieferanten funktioniert am besten, wenn Bewertung, Kommunikation, Beweise und Abschluss miteinander verbunden sind. Das Ziel besteht nicht darin, jedes mögliche Lieferantenrisiko zu eliminieren, sondern darin, die Reaktion der Organisation kontrolliert, verhältnismäßig, transparent und wiederholbar zu gestalten.

Ein gut konzipierter Prozess sollte antworten: Was ist das Problem? Wie ernst ist es? Wem gehört es? Was muss der Lieferant bereitstellen? Wann ist es fällig? Was ist eingegangen? Warum wurde die Aktion eingestellt? Hat sich das Restrisiko verändert?

Wenn diese Antworten in einem Entscheidungsweg verfügbar sind, wird das Lieferantenrisikomanagement einfacher zu steuern und zu verwalten erklären.

ComplyMarkets öffentlicher Service zur Lieferantenrisikobewertung dient der Strukturierung von Lieferanteninformationen, der Bewertung der Zuverlässigkeit von Lieferantendaten und der Unterstützung risikobasierte Compliance-Entscheidungen. Zu den veröffentlichten Funktionen gehören maßgeschneiderte Lieferantenfragebögen, dedizierte Lieferantenkonten, automatisierte Lieferantenkommunikation und KI-gestützte Analyse von Lieferantenerklärungen. Die breitere Plattform verknüpft außerdem Lieferanteninformationen mit Produkten, Komponenten, Materialien, Stoffen, Dokumenten und Versionsverläufen.

ComplyMarkets Produkt-Compliance-Management-Software beschreibt öffentlich Lieferantendatenanfragen, Aufgabenzuweisungen, Lieferantenantwortverfolgung und Beweise Management. Außerdem werden Warnungen bei fehlenden oder ablaufenden Beweismitteln beschrieben, die Teams dabei helfen, Informationslücken zu erkennen, die Aufmerksamkeit erfordern.

Zusammen mit dem in diesem Service beschriebenen Korrekturmaßnahmenansatz bieten diese Funktionen eine praktische Grundlage für die Umwandlung von Erkenntnissen in verwaltete Ergebnisse Maßnahmen: Risiko aufzeichnen, Verantwortung zuweisen, Nachweise anfordern, Lieferantenantworten verfolgen, Einreichungen überprüfen und den Entscheidungsverlauf bis zum Abschluss aufbewahren. Die bestehenden ESG-Leitlinien für Lieferanten von ComplyMarket beschreiben ebenfalls die Verknüpfung von Ergebnissen mit erforderlichen Maßnahmen, Zielterminen, Abschlussnachweisen, Status, Neubewertung und Entscheidungshistorie.

ComplyMarket kann Beschaffungs-, Compliance-, Qualitäts-, Nachhaltigkeits- und Lieferkettenteams unterstützen, die sich von der Fragmentierung lösen möchten Tabellenkalkulationen und E-Mail-Follow-up für einen strukturierteren Prozess zur Risikominderung bei Lieferanten. Der genaue Arbeitsablauf, die Eskalationsregeln, die Nachweisanforderungen und die Abschlusskriterien sollten die Produkte, den rechtlichen Umfang, die Risikomethodik und die interne Governance der Organisation widerspiegeln.