Globale Compliance in 32 Sprachen: Praktischer Leitfaden

Der Verkauf von Produkten international stellt eine Compliance-Herausforderung dar, die über die Identifizierung von Vorschriften und Normen hinausgeht. Unternehmen müssen auch feststellen, welche Informationen in welcher Sprache, für welchen Markt und unter welcher regulatorischen Anforderung verfügbar sein müssen.

Anleitungen, Sicherheitsinformationen, Erklärungen, Warnungen, Etiketten, Compliance-Berichte, Produktinformationen und unterstützende Unterlagen können alle von Sprachanforderungen betroffen sein. Gleichzeitig kann eine Organisation regulatorische, Qualitäts-, Ingenieur-, Beschaffungs-, Lieferanten- und lokale Marktteams haben, die mit denselben Produktinformationen in verschiedenen Ländern arbeiten.

Hier wird das mehrsprachige Compliance-Management wichtig.

ComplyMarket unterstützt mehrsprachige Compliance-Workflows über 32 Sprachoptionen, wodurch Unternehmen die Sprachauswahl mit Zuständigkeit, regulatorischen Informationen, Berichterstattung, Produktunterlagen, Versionen, Status und unterstützenden Compliance-Aktivitäten verknüpfen können.

Für internationale Unternehmen sollte das Ziel jedoch nicht einfach darin bestehen, mehr Dokumente zu übersetzen. Das Ziel besteht darin, einen kontrollierten Prozess zu schaffen, in dem die richtigen Compliance-Informationen den richtigen Markt in der geeigneten Sprache erreichen und nachverfolgbar bleiben, wenn sich die Anforderungen ändern.

Sprache wird oft als ein Marketing- oder Kommunikationsproblem behandelt. In der Produktkonformität kann sie eine regulatorische Anforderung sein.

Gemäß der EU-Generalen Produktsicherheitsverordnung müssen Hersteller sicherstellen, dass Produkte von klaren Anweisungen und Sicherheitsinformationen in einer Sprache begleitet werden, die Verbraucher leicht verstehen können, wie sie vom Mitgliedstaat bestimmt wird, in dem das Produkt angeboten wird.

Dasselbe Prinzip kann sich auch auf Online-Verkäufe ausweiten. Gemäß Artikel 19 der GPSR muss, wenn relevante Warnungen oder Sicherheitsinformationen ein Produkt begleiten müssen, diese Information auch klar in Online- oder anderen Fernabsatzangeboten in einer Sprache präsentiert werden, die Verbraucher leicht verstehen können, wie sie vom betroffenen Mitgliedstaat bestimmt wird.

Die EU-Richtlinien besagen auch, dass Hersteller sowohl EU-weite Anforderungen als auch die Anforderungen des Landes, in dem sie verkaufen möchten, identifizieren sollten, einschließlich der relevanten Sprachanforderungen für Produktinformationen. Importeure und Vertriebspartner haben ebenfalls Verantwortungen in Bezug auf erforderliche Anweisungen, Sicherheitsinformationen, Etiketten und begleitende Dokumentation.

Erklärungen können eine weitere mehrsprachige Verpflichtung darstellen. Die Leitlinien der Europäischen Kommission „Your Europe“ besagen, dass eine EU-Konformitätserklärung in die Sprache oder Sprachen übersetzt werden muss, die vom EU-Land erforderlich sind, in dem das Produkt verkauft wird.

Die praktische Lektion ist einfach:

Sprache sollte zusammen mit Gesetzgebung, Gerichtsbarkeit, Produktumfang, Dokumentation und Marktzugang verwaltet werden — nicht als separate Übersetzungsaufgabe.

Übersetzung beantwortet die Frage:

"Wie sollte dieser Inhalt in einer anderen Sprache ausgedrückt werden?"

Regulatory Compliance erfordert jedoch mehrere zusätzliche Fragen:

• Muss diese Information überhaupt übersetzt werden?
• Welche Gesetzgebung schafft die Anforderung?
• Auf welches Land oder welche Gerichtsbarkeit bezieht sie sich?
• Welche Sprache oder Sprachen erfordert dieser Markt?
• Gilt die Anforderung für ein Etikett, eine Warnung, eine Bedienungsanleitung, eine Erklärung, ein Online-Angebot, einen Bericht oder ein anderes Dokument?
• Zu welcher Produktversion gehört die übersetzte Information?
• Hat sich die zugrunde liegende regulatorische Anforderung geändert?
• Wurde die übersetzte Version geprüft und genehmigt?
• Kann das Unternehmen nachweisen, welche Version zu einem bestimmten Zeitpunkt verwendet wurde?

Der Blaue Leitfaden der Europäischen Kommission von 2022 erklärt ebenfalls, dass Anweisungen und Sicherheitsinformationen, die durch anwendbares Unionsharmonisierungsrecht vorgeschrieben sind, in einer für Verbraucher und andere Endnutzer leicht verständlichen Sprache bereitgestellt werden sollten, wie sie vom betroffenen Mitgliedstaat bestimmt wird.

Deshalb erfordert ein skalierbares mehrsprachiges Compliance-Programm Sprachgovernance, nicht nur Dokumentenübersetzung.

Die Plattform unterstützt die folgenden 32 Sprachoptionen für mehrsprachige Compliance-Workflows.

Die Unterstützung mehrerer Sprachen wird besonders wertvoll, wenn die gleiche Produktfamilie in mehreren Märkten verkauft wird oder wenn Lieferanten, lokale Tochtergesellschaften, Compliance-Teams, Kunden und Händler mit denselben Compliance-Informationen arbeiten müssen.

Der geschäftliche Mehrwert ergibt sich aus der Verbindung dieser Sprachen mit einer gemeinsamen Compliance-Struktur, anstatt unabhängige, unkontrollierte Dateien für jeden Markt zu pflegen.

1. Beginnen Sie mit dem Zielmarkt, nicht mit der Sprache

Die erste Frage sollte nicht lauten:

"In welche Sprache sollten wir das übersetzen?"

Stattdessen fragen Sie:

"Wo wird dieses Produkt auf dem Markt platziert?"

Identifizieren Sie jedes Land, in dem das Produkt hergestellt, importiert, verteilt, online angeboten oder verkauft wird.

Sobald die Zielgerichtsgebiete definiert sind, können Teams identifizieren:

• anwendbare Produktgesetze;
• relevante nationale Anforderungen;
• erforderliche Konformitätsverfahren;
• Kennzeichnungspflichten;
• Sicherheitsinformationsanforderungen;
• Erklärungspflichten;
• Dokumentationspflichten; und
• anwendbare Sprachanforderungen.

Dies vermeidet den häufigen Fehler, anzunehmen, dass die gemeinsame Sprache auch die gleichen regulatorischen Anforderungen bedeutet.

2. Bestimmen Sie die anwendbaren Produktgesetze

Sprachanforderungen sollten immer mit der Regulierung verknüpft sein, die das Produkt regelt.

Verschiedene Rahmenbedingungen können unterschiedliche Regeln für:

• Anleitungen;
• Warnungen;
• Sicherheitsinformationen;
• Etiketten;
• Erklärungen;
• Verpackungen;
• Online-Produktinformationen;
• Benutzerdokumentationen; und
• technische oder regulatorische Aufzeichnungen.

Erstellen Sie nicht eine unternehmensweite Übersetzungsregel und gehen Sie davon aus, dass sie für jede Produktkategorie gilt.

Stattdessen sollten Sie eine Produkt-Gesetzmarkt-Sprachbeziehung pflegen.

Zum Beispiel:

Dies schafft einen viel besser abzustützenden Compliance-Prozess.

3. Erstellen Sie eine kontrollierte Quelle für regulatorische Inhalte

Mehrsprachige Workflows werden schwierig, wenn jede Abteilung ihre eigene Kopie der gleichen Informationen pflegt.

Ein stärkerer Ansatz besteht darin, eine kontrollierte Quellversion für wichtige Compliance-Inhalte festzulegen.

Diese Quelle kann umfassen:

• Produktidentifikation;
• Beschreibungen regulatorischer Anforderungen;
• Sicherheitsaussagen;
• Warnungen;
• Konformitätsinformationen;
• anwendbare Gesetzgebung;
• Normenverweise;
• Herstellerinformationen;
• Lieferantennachweise; und
• genehmigte Compliance-Entscheidungen.

Jede Sprachausgabe sollte mit dieser kontrollierten Quelle verknüpft bleiben.

Wenn sich die Quelle ändert, kann die Organisation dann feststellen, welche Sprachversionen möglicherweise einer Neuprüfung bedürfen.

4. Verwalten Sie Sprache und Gerichtsbarkeit als separate Datenfelder

Sprache und Gerichtsbarkeit sind verwandt, aber sie sind nicht dasselbe.

Die Verfügbarkeit eines Dokuments in Deutsch, Französisch, Englisch, Spanisch oder einer anderen Sprache stellt nicht automatisch sicher, dass es den regulatorischen Anforderungen jedes Landes erfüllt, das diese Sprache verwendet.

Ein gutes Compliance-Protokoll sollte daher beide identifizieren:

Sprache: die Sprache der Informationen oder des Berichts
Gerichtsbarkeit: der Markt, auf den sich die Compliance-Bewertung bezieht

ComplyMarket betont speziell die Verknüpfung von Sprachversionen mit Produkt, Markt, Version, Status und unterstützenden Nachweisen.

Die Trennung dieser Variablen hilft dabei, zu verhindern, dass ein übersetztes Dokument in einer Gerichtsbarkeit wiederverwendet wird, ohne zunächst die anwendbaren Anforderungen zu überprüfen.

5. Erstellen Sie eine kontrollierte Terminologie

Produktcompliance verwendet Terminologie, bei der Inkonsistenz Verwirrung stiften kann.

Organisationen sollten genehmigte Terminologie für Bereiche wie:

• Produktnamen;
• Substanzen und Materialien;
• Gefahren;
• Warnungen;
• Konformitätserklärungen;
• Normen;
• Regulatorische Verweise;
• Technische Begriffe;
• Rollen der wirtschaftlichen Akteure; und
• Wiederkehrende Compliance-Erklärungen.

Eine kontrollierte Terminologiebibliothek kann die Konsistenz zwischen Berichten, Abteilungen, Lieferanten und marktspezifischen Ausgaben verbessern.

Sie kann auch die spätere Überprüfung effizienter machen, da Teams nicht wiederholt dieselbe Terminologie klären müssen.

6. Bauen Sie Versionierung in jeden Sprachworkflow ein

Mehrsprachige Compliance-Informationen sollten niemals statisch werden, nur weil sie einmal genehmigt wurden.

Überlegen Sie, was passiert, wenn:

• eine Regulierung sich ändert;
• eine harmonisierte Norm sich ändert;
• ein Lieferant sich ändert;
• ein Bauteil wird ersetzt;
• eine Produktspezifikation wird modifiziert;
• Herstellerinformationen sich ändern;
• eine Warnung aktualisiert wird;
• eine Erklärung erneuert wird; oder
• ein neuer Markt hinzugefügt wird.

Jede Änderung sollte eine Überprüfung der betroffenen Compliance-Aufzeichnungen und Sprachversionen auslösen.

Organisationen sollten in der Lage sein, festzustellen:

Was hat sich geändert? Welche Produkte sind betroffen? Welche Märkte sind betroffen? Welche Sprachversionen müssen überprüft werden? Welche Version ist derzeit genehmigt?

Die ComplyMarket-Website betont ebenfalls Dokumentversionierungshistorie, Identifizierung veralteter Informationen, marktbasierten Marktfähigkeit, regulatorisches Tracking, Nachweismanagement und kontinuierliche Warnungen als Elemente eines strukturierten Produktcompliance-Managements.

7. Schließen Sie Online-Produktinformationen in die Überprüfung ein

Für Unternehmen, die über E-Commerce-Plattformen verkaufen, sollte mehrsprachige Compliance nicht bei Verpackungen und Dokumentationen aufhören.

Online-Produktangebote können ebenfalls rechtlich relevante Informationen enthalten.

Für Produkte, die unter die GPSR fallen, müssen Angebote zum Fernabsatz klar angegebene Hersteller- oder Verantwortlicheninformationen, Produktidentifikationen und anwendbare Warn- oder Sicherheitsinformationen anzeigen. Die relevanten Warn- und Sicherheitsinformationen müssen die anwendbare Sprachanforderung für den betreffenden Markt erfüllen.

Dies bedeutet, dass Compliance-Teams möglicherweise mit folgenden Bereichen koordinieren müssen:

• E-Commerce-Managern;
• Digitalen Inhaltsteams;
• Vertriebspartnern;
• Marktplätzen;
• Lokalen Vertriebsorganisationen; und
• Produktinformationsmanagement-Teams.

Websites-Lokalisierung und regulatorische Lokalisierung sollten daher koordiniert und nicht unabhängig verwaltet werden.

8. Verwenden Sie qualifizierte Überprüfungen für rechtlich bedeutende Inhalte

Automatisierung und mehrsprachige Software können Konsistenz und Effizienz verbessern, aber Unternehmen sollten das entsprechende Maß an professioneller Überprüfung anwenden.

Je nach Inhalt und Regulierung kann die Überprüfung beinhalten:

• Regulatorische Spezialisten;
• Technische Experten;
• Juristen;
• Qualifizierte Sprachspezialisten;
• Produktingenieure; oder
• Lokale Marktexperten.

Mehrsprachige Fähigkeiten sollten professionelle Compliance-Prozesse unterstützen und nicht geeignete Expertenüberprüfungen ersetzen, wenn solche Überprüfungen erforderlich sind.

Dies ist besonders wichtig für rechtlich bedeutende Warnungen, Erklärungen, technische Terminologie, Sicherheitsaussagen und marktspezifische regulatorische Inhalte.

9. Halten Sie Beweise und Genehmigungsgeschichte nachvollziehbar

Ein reifer mehrsprachiger Compliance-Prozess sollte es Teams ermöglichen, folgende Fragen zu beantworten:

• Wer hat den Datensatz erstellt?
• Wer hat ihn überprüft?
• Welche Sprache wurde ausgewählt?
• Welches Rechtsgebiet abgedeckt wurde?
• Welche Regulierung unterstützte die Entscheidung?
• Welche Produktversion wurde bewertet?
• Welche Beweise waren verfügbar?
• Wann wurde das Ergebnis genehmigt?
• Hat sich seit der Genehmigung etwas geändert?

Die Nachvollziehbarkeit wird besonders wertvoll bei Kundenanfragen, Audits, Behördenanfragen, Lieferantenüberprüfungen oder Untersuchungen.

Anstatt durch E-Mail-Anhänge und Ordner zu suchen, sollten Unternehmen in der Lage sein, den relevanten Compliance-Verlauf aus einem strukturierten System abzurufen.

10. Zentralisieren Sie mehrsprachige Compliance, wenn das Unternehmen wächst

Manuelle Prozesse mögen machbar erscheinen, wenn ein Unternehmen ein Produkt in zwei Ländern verkauft.

Die Komplexität steigt schnell an, wenn die Organisation verwaltet:

• Hunderte oder Tausende von SKUs;
• Mehrere Produktkategorien;
• Viele Lieferanten;
• Mehrere regulatorische Rahmenbedingungen;
• Dutzende von Ländern;
• Produktvarianten;
• Mehrere Dokumentationstypen; und
• Viele Sprachversionen.

Die Verwaltung unabhängiger Tabellenkalkulationen und Ordner für jede Kombination führt zu Duplikaten.

Ein skalierbares Modell verbindet:

Produkt → Markt → Regulierung → Anforderung → Nachweis → Sprache → Version → Status

Diese Struktur verwandelt mehrsprachige Compliance von der reaktiven Dokumentenhandhabung in einen operativen Compliance-Prozess.

Internationale Organisationen sollten mehrere wiederkehrende Schwächen im Auge behalten.

Übersetzen, bevor die Regulierung überprüft wurde

Die Übersetzung sollte einer regulatorischen Bewertung folgen. Andernfalls könnten Teams Zeit damit verbringen, Informationen zu lokalisieren, die unvollständig, veraltet oder für den Zielmarkt nicht geeignet sind.

Eine Sprache als einen Markt behandeln

Eine gemeinsame Sprache macht regulatorische Anforderungen nicht identisch. Die Zuständigkeit muss weiterhin Teil der Compliance-Entscheidung bleiben.

Den Überblick über alte Versionen verlieren

Alte Warnungen, Anweisungen oder Erklärungen sollten nicht aktiv bleiben, nachdem die zugrunde liegenden Compliance-Informationen geändert wurden.

Sprachversionen in separaten Ordnern speichern

Trennte Speicherung macht es schwierig zu verstehen, welche Sprache zu welchem Produkt, welche Zuständigkeit, welche Regulierung oder welche Version gehört.

Annehmen, dass Übersetzung gleichbedeutend mit Compliance ist

Die richtige Sprache ist ein Teil der Marktreinheit. Produktklassifizierung, anwendbare Gesetzgebung, Konformitätsbewertung, technischer Nachweis, Etiketten, Erklärungen, verantwortliche wirtschaftliche Akteure, Registrierungen und andere Verpflichtungen müssen möglicherweise noch behandelt werden.

Das Management der mehrsprachigen Einhaltung von Vorschriften ist insbesondere relevant für:

Hersteller
Verwalten Sie Produktanforderungen und unterstützende Dokumentation beim Verkauf in mehreren Gerichtsbarkeiten.

Importeure
Überprüfen Sie, ob importierte Produkte mit den erforderlichen Informationen für den Zielmarkt begleitet werden.

Vertriebspartner und Großhändler
Koordinieren Sie marktspezifische Dokumentation und Informationen über Produktportfolios hinweg.

Online-Verkäufer
Verwalten Sie Produkt- und Sicherheitsinformationen über internationale digitale Vertriebskanäle hinweg.

Teams für Regulierung und Einhaltung von Vorschriften
Organisieren Sie Anforderungen, Gerichtsbarkeiten, Nachweise, Berichte und Sprachversionen innerhalb einer gemeinsamen Struktur.

Teams für Qualität und Produktsicherheit
Pflegen Sie konsistente, nachverfolgbare Sicherheits- und Produktinformationen.

Teams für Beschaffung und Lieferantenmanagement
Koordinieren Sie Compliance-Daten und Nachweise mit Lieferanten, die in verschiedenen Sprachen arbeiten.

Teams für Ingenieurwesen und Produktentwicklung
Verstehen Sie, welche Produktänderungen Dokumentations- oder Compliance-Updates in verschiedenen Märkten auslösen können.

Teams für Nachhaltigkeit und ESG
Koordinieren Sie produktbezogene regulatorische Informationen und Berichterstattung über internationale Aktivitäten hinweg.

ComplyMarket hilft Unternehmen, mehrsprachige regulatorische Aktivitäten in einen umfassenderen Produkt-Compliance-Management-Prozess zu integrieren.

Anstatt Sprachversionen als getrennte Dokumente zu behandeln, kann die Plattform mehrsprachige Workflows neben Jurisdiktion, regulatorischen Anforderungen, Produktinformationen, Beweisen, Versionen, Status und Berichterstattung unterstützen.

ComplyMarket unterstützt die Organisation von Anforderungen nach Jurisdiktion, die Arbeit mit mehrsprachigen Compliance-Berichten und -Aufzeichnungen, die Überwachung von Sprache, Version und Status, die Zentralisierung von Informationen für cross-funktionale Teams und die Stärkung der Rückverfolgbarkeit zwischen regulatorischen Anforderungen und Beweisen.

ComplyMarket hebt die Erklärung und mehrsprachige Konformitätskontrolle, jurisditionsbasierte Marktfähigkeit, technische Dokumentationsenverwaltung, regulatorisches Tracking und Beweiskontrolle als verbundene Elemente seines Compliance-Ansatzes hervor.

In der Praxis kann dies Organisationen helfen:

• Compliance-Workflows in 32 unterstützten Sprachen zu verwalten;
• Anforderungen gemäß der Zieljurisdiktion zu organisieren;
• mehrsprachige Compliance-Informationen zu generieren und zu verwalten;
• Sprachversionen mit Produkten und regulatorischen Aufzeichnungen zu verknüpfen;
• die Konsistenz zwischen internationalen Teams zu verbessern;
• eine klarere Sichtbarkeit von Version und Status zu gewährleisten;
• unterstützende Compliance-Beweise zu zentralisieren;
• die Rückverfolgbarkeit zwischen Anforderungen und Dokumentation zu verbessern;
• mehrsprachige Berichterstattungs-Workflows zu unterstützen;
• betroffene Aufzeichnungen zu überprüfen, wenn sich Produkte oder Vorschriften ändern; und
• skalierbarere Marktreinheitsprozesse zu entwickeln.

Das Ziel ist nicht nur, mehr übersetzte Dokumente zu erstellen. Es geht darum, mehrsprachige Informationen Teil eines kontrollierten, rückverfolgbaren, jurisditionsbasierten Compliance-Systems zu machen.

Für Unternehmen, die Produkte über mehrere Märkte hinweg verwalten, ist diese Unterscheidung von Bedeutung.

Ein strukturierter mehrsprachiger Workflow kann Teams helfen zu verstehen, welche Anforderung gilt, auf welchen Markt sie sich bezieht, welche Sprache benötigt wird, welcher Beweis sie unterstützt und welche Version derzeit gültig ist.

Mit Unterstützung für 32 Sprachen bietet ComplyMarket internationalen B2B-Organisationen eine praktische Grundlage für die Verwaltung von regulatorischen Informationen über Grenzen hinweg, während die Sprache mit dem breiteren Compliance-Prozess verbunden bleibt.